GTD (Getting Things Done von David Allen)

David Allen beschreibt mit GTD oder Getting Things Done (übersetzt: “Wie ich Dinge geregelt kriege") eine Methode, die eine höhere Effizienz und Effektivität in der Eigenorganisation zum Ziel hat.

Überblick:

  • Alles was einem einfällt, kommt in einen "Eingangskorb".
  • Die Einordnung passiert später zu einem festgelegten Zeitpunkt.

Grundregeln dieser Methode:

GTD basiert auf zwei Grundsätzen:

  1. Alles wird in einem externen Speicher (= NICHT das eigene Gehirn) in einer verlässlichen nachvollziehbaren Art und Weise gesammelt.
  2. Ordnung und Kategorisierung dieser ToDo's erfolgen nach einem festgelegten Prinzip.

Hierbei geht GTD von einem mehrphasigen System aus, wie diese ToDo's abgearbeitet werden. Es wird prinzipiell immer wie folgt vorgegangen:

  1. Erfassen: Alle ToDo's werden in einem System (Eingang) erfasst.

  2. Durcharbeiten: Anschließend wird der "Eingang" durchgearbeitet und verfeinert (zyklisch, typischerweise einmal am Tag).

  3. Organisieren: Alle ToDo's werden nach folgenden Kriterien bewertet:

    • Nächste Schritte
    • Projekte
    • Warten auf,...
    • Vielleicht/Irgendwann
    • Termingebundene Dinge
    • Zu merken und derzeit nichts zu tun
  4. Kontrolle: Täglich werden die ToDo-Listen und der Kalender kontrolliert, abgearbeitet und neu bewertet. Wöchentlich, typischerweise am Ende der Arbeitswoche, wird ein Resümee gezogen und die erledigten Elemente (ToDo’s) werden archiviert.

Es gibt eine große Anzahl an Tools und Erweiterungen für alle Plattformen, die diese Methode unterstützen.

Die Methode selbst ist an kein Software Tool gebunden. Der komplette Prozess ist auch mit Zetteln und/oder einem Whiteboard abzuwickeln.

Nachteile

ToDo's erlauben nicht, aus dem Erledigten zu lernen. Es gibt nur den Zustand aktiv oder erledigt. Damit ist eine feinere Granulierung nicht sinnvoll möglich, ohne zusätzliche Attribute oder Tags einzuführen. Die Methode ist sehr stark auf Einzelpersonen ausgerichtet. Für kollaboratives Arbeiten mit der Delegation von Aufgaben, gemeinsames Lernen und die Förderung einer Pull-orientieren Arbeitsweise ist diese Methode ungeeignet.

Weiterführende Literatur